La baja productividad es uno de los mayores problemas de la economía española. Históricamente, España ha sido uno de los países que, lamentablemente, ha liderado este bajo índice en Europa, lo que ha mermado su crecimiento económico y desarrollo. Son muchas las instituciones que, a lo largo de los últimos años, han advertido de la situación y de la necesidad de transformar las empresas para incrementar la competitividad empresarial.
Los motivos de la baja productividad laboral son muchos y variados. Van desde la baja cualificación del personal hasta la mala asignación de recursos. A ellos hay que añadir también la mala gestión de los equipos de trabajo dentro de una empresa. Y es que una mala organización y un mal liderazgo implica costes económicos derivados de la repetición de tareas o de la realización de tareas innecesarias o de poco valor.
De ahí la importancia de que las empresas y los responsables de Recursos Humanos de invertir en labores de gestión de equipos y aplicar las técnicas necesarias para incrementar la eficiencia y competencia de los trabajadores. Para conseguirlo es posible aplicar diferentes procedimientos con los que conseguir un equilibrio de cargas de trabajo, preservando la motivación de todos y aumentando la productividad.
La importancia de medir el trabajo
Uno de los puntos más importantes a la hora de gestionar equipos es el de informar a los empleados de los objetivos. Estos deben ser claros y lo más precisos posible. Al mismo tiempo, el responsable debe conocer las fortalezas y debilidades de los trabajadores, con el fin de poder asignar las tareas más adecuadas a cada perfil. Y todo ello con una buena comunicación que agilice cualquier duda y evita posibles conflictos.
Una vez que se implantan estas medidas, el responsable debe medir el trabajo de sus empleados. Es la única forma de conocer si es efectivo y competente o, por el contrario. Para ello, los responsables de equipos pueden utilizar un gestor de tareas, que no es más que una herramienta tecnológica que permite asignar y seguir las actividades de los miembros del equipo de forma centralizada y estructurada.
Con este tipo de software, además, también se asignan responsabilidades, estableciendo plazos y realizando un seguimiento de los avances de una manera más eficiente. Debido a su versatilidad y capacidad de análisis, este tipo de software se están convirtiendo hoy en día en herramientas imprescindibles para la gestión de equipos, ya que ayudan a tener una visión real del trabajo de las personas en una organización.
En concreto, los responsables pueden establecer una serie de indicadores clave de rendimiento (KPIs), como la cantidad de tareas completadas, el tiempo dedicado a cada tarea o la calidad de los resultados, pudiendo medir y evaluar la productividad de forma objetiva y tomar decisiones basadas en datos.
Menos burocracia dentro de la empresa
Sin embargo, la falta de productividad dentro de una compañía no solo depende de los empleados que realizan las tareas. Muchas veces, la mayoría, este lastre está provocado por la existencia de una forma de trabajar y operar que no ha cambiado en décadas y que no se beneficia de la tecnología que existe en la actualidad. Al igual que muchas veces nos quejamos de la burocracia de la administración pública y de la falta de digitalización que existe, en las compañías pasa lo mismo.
De ahí la importancia de que las empresas empiecen a digitalizar sus procesos y a gestionar toda la documentación que generan de una forma innovadora y virtual, en la nube, para acelerar procesos y evitar pérdidas de tiempo (y por tanto de dinero) en la gestión de los mismos. Para resolver los problemas que suelen surgir en este campo, está la opción de utilizar un gestor documental donde podemos organizar todo los documentos relacionados con los Recurso Humanos.
Justificantes de trabajo, documentos laborales, nóminas, notas de gasto y tickets… Todos estos documentos, y muchos más, pueden gestionarse de una forma digital y en la nube de forma segura y accesible, facilitando el trabajo de los departamentos de Recursos Humanos y ofreciendo una flexibilidad que permite optimizar la organización de la documentación y evitar la pérdida de documentos que, en caso de perderse, incluso podrían implicar sanciones por parte de la administración.
Con la tecnología es posible incrementar la productividad laboral dentro de una empresa. Y, para implementarla en la empresa, los departamentos de Recursos Humanos deben incentivar la adaptación de las nuevas soluciones que ofrece el mercado para alcanzar los objetivos empresariales de una forma más eficiente.
En la actualidad y mediante el uso de herramientas como un gestor de tareas o un gestor documental, unido a una buena política de gestión de equipos es posible optimizar la organización de las personas, promover la colaboración y medir la productividad de manera objetiva.
