Las razones del éxito entre los sistemas que triunfan son, en primer lugar, la integración de servicios. Con ellos se pueden hacer funciones propias de correo electrónico, bases de datos, ofimática o gestión. La especialización es otra de las claves, porque a los sistemas generales se unen alternativas que vienen a cubrir necesidades específicas.
No todos estos sistemas de gestión salen de Sillicon Valley. Ya en 2013, la tecnológica mallorquina OpenKM desarrolló un software que consiguió exportar a Japón, Australia, Singapur y varios países de Latinoamérica. Estaba enfocado, en concreto, a la gestión de documentos, imágenes y otros archivos en soporte digital, de forma eficiente a través de una única plataforma que era, además, multidispositivo y estaba disponible en diversos idiomas.
La facilidad en los procesos permite a las empresas ahorrar tiempo y, por extensión, también dinero.
Sistemas ECM
Un ECM (Enterprise Content Management) puede integrar de forma modular archivado electrónico, gestión de documentos, expedientes digitales y tareas colaborativas. Así es, al menos, el trabajo de Entreprise Content Management con SER, según se explica desde la página web. Se trata, en definitiva, de una plataforma de gestión de contenido empresarial “unificada y orientada a los servicios”, según SER.
El paquete que ofrece esta empresa es, concreto, Doxis4 iECM, que permite desde el registro hasta la nueva emisión de información en digital, pasando por su gestión, su procesamiento, su regulación y sus almacenajes con garantías, de forma independiente a la fuente y al formato de entrada. Además, su arquitectura abierta API le permite ser integrado también en otros softwares empresariales, como los ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) o CRM (Customer Relationship Management o Gestión de la Relación con los Consumidores).
Según la empresa SER, la proporción de datos que no están estructurados en una las empresas alcanzan el 80%. Esto va en detrimento de una utilización eficiente de la información, lo que solventa un ECM por el acceso más rápido y sencillo a la información y el ahorro de tiempo que depara, de hasta un 30%.
Permite también que se automaticen los flujos de trabajo, lo que es especialmente útil cuando se trata de tareas que implican a más de un miembro del personal de la empresa. Aumenta la productividad, que se garanticen los niveles de calidad en el proceso o que se hagan en base a la legislación vigente.
Aplicaciones útiles
Además de los softwares, las aplicaciones móviles son todo un filón no solo para los nuevos emprendedores, sino también para empresas ya constituidas y con trayectoria que quieren ser competitivas en un contexto de amplias aplicaciones de la tecnología.
En esta era, la conexión es constante. Esto permite a empresarios y trabajadores estar siempre en comunicación con la empresa, además de acceder al flujo de trabajo. Esto, como señalaba Xataca, es aprovechado por esas otras empresas que venden nuevas formas de trabajar, que desarrollan softwares y aplicaciones.
Hay prácticamente una aplicación para cada necesidad. En el caso de los nuevos emprendedores, como señalaba El Economista el pasado verano, están entre las favoritas aplicaciones como OpenOffice y Google Docs (ofimática), Caja Square, Openbravo o Zoho CRM (para facturación, ERP y CRM), Mozbar y Quicksprout (para estudios de mercado), Basecamp o Trello (gestores de proyecto), así como Rescue Time, Clippy o Teamviz (gestores de tiempo), entre otras muchas opciones y tareas.
Para estar el día de novedades que puedan ser útiles para la empresa, se pueden consultar estas aplicaciones android en esta página especializada en apps. Recoge herramientas como aplicaciones para fotos, útil para hacer y editar fotos en una época en la que todos quieren que su contenido se viralice. Pero éste tiene que ser original.
Móviles de última generación
Ni los softwares ni las aplicaciones móviles sirven, sin embargo, si no se cuenta con dispositivos adecuados que lo soporten bien. Decidir qué móvil comprar pasa por comparar smartphones en páginas especializadas en ello, que aportan reseñas de producto. Las especificaciones técnicas, puestas en común con las necesidades reales que se tienen, ayuda a determinar qué móvil comprar.
También es útil conocer qué móviles utilizan los más reputados empresarios españoles, una información que proporcionó en 2014 el diario El Confindencial. Como se puede intuir, los diferentes modelos de Samsung y de Apple están entre lo más escogidos, con destacadas opciones como la Florentino Pérez, que hacía uso de un Motorola hasta que su equipo le convenció de hacerse con un iPhone. El siguiente reto, recogía El Confidencial, era hacer que se lanzara a conocer las ventajas de aplicaciones de mensajería instantánea como Whatsapp.
Por su parte, algunos de los directivos del Banco Santander trabajaban con una Blackberry, opción compartida con algunos miembros de la cúpula de Banco Popular, Caixa Bank o Mediaset, entre otros. César Alierta, presidente ejecutivo de Teléfonica, se decantaba por Nokia Lumia 925.
