Gestionar proyectos estos días sin una herramienta digital especializada es bastante contraproducente y te hace perder muchos puntos frente a los competidores. Un software para gestión de proyectos optimiza muchos procesos dentro del equipo u organización, mejora la productividad, reduce costes y ahorra tiempo.
Para respaldar eso, vamos a explorar diez razones fundamentales para implementar un software de gestión de proyectos, y ver en detalle el beneficio de cada uno y su impacto.
1. Optimizarás el trabajo
Uno de los problemas con la que se encuentran muchas empresas a la hora de realizar proyectos y trabajar en tareas es la dispersión de la información. En estos casos los datos, documentos y tareas están guardados sin ningún sistema y coherencia en distintos sitios, formatos. El seguimiento y control se vuelven complicados, lo que afecta mucho la eficiencia.
Un software para gestión de proyectos soluciona este problema reuniendo toda la información en un espacio digital. De esta manera, el equipo puede registrar y ordenar todo el proceso desde la planificación hasta la entrega. Además, ayuda a generar una una estructura clara y accesible para cualquier miembro del equipo definiendo las fases, tareas de varios niveles, responsables, fechas, prioridades, y otros aspectos importantes.
Esta organización integral permite tener una visión global de todo el trabajo que hay que hacer en un mes o un año y a la vez un plan concreto para un día. Es decir, imagina que tu agencia de marketing está lanzando una campaña digital. Puedes gestionar todo (creación de contenido, revisión, publicación) dentro del software y para tener todo a tu alcance en cualquier momento.
2. Harás mejor la asignación y seguimiento de trabajo
Otro aspecto que suele generar retrasos y conflictos en una empresa es la falta de claridad sobre quién debe hacer qué y en qué fechas exactamente. Al no tener una lista con las responsabilidades definidas, siempre os vais a encontrar con solapamientos, tareas olvidadas y reproches en el equipo
El software para gestión de proyectos cuenta con funciones de asignación de tareas a personas concretas, con fechas límites claras y descripciones de lo que hay que hacer. Así, todos saben cuál es su rol y para cuándo se espera la entrega de su tarea y de las tareas de las que depende la suya.
Además, estas plataformas son muy útiles para seguir el avance de trabajo por etapas ya que incluye distintas herramientas de seguimiento de progreso de cada tarea. Por ejemplo, un tablero de tipo Kanban muestra tareas por categorías: pendientes, en proceso, bloqueadas o finalizadas. Así puedes identificar problemas a tiempo y darles solución.
3. Tendrás mayor visibilidad y control de progreso
Tener todo organizado y documentado es solo una parte de la tarea. También es muy importante poder monitorear cómo se implementa un plan en tiempo real. Esto también lo puedes hacer con un software para gestión de proyectos.
Y lo mejor es que no hay que elaborar informes y organizar reuniones para reportar el progreso. Cualquier persona con acceso puede abrir la aplicación y ver al instante el estado actual de cada fase.
Para esto tienen los paneles de control (más conocidos como dashboards), gráficos, diagramas e indicadores que permiten visualizar qué se ha hecho, qué va con retraso y cómo se están utilizando los recursos. Viendo esta información en tiempo real, como gerente puedes tomar decisiones más rápido y ajustadas.
4. Mejorarás la comunicación
La comunicación deficiente es otro problema muy común dentro del equipo. Los mensajes dispersos en distintos canales, apps, y correos, las instrucciones que se hablan, pero no se documentan, la falta de una única fuente de información – todo eso puede provocar malentendidos, retrasos y frustración. Y no es nada bueno para cualquier equipo u organización.
¿Cómo ayuda el software para gestión de proyectos con eso? Reúne toda la comunicación dentro de una tarea o fase específica. Es decir, se crea una tarea y en el mismo sitio se gestiona toda la comunicación acerca de esa tareas, se adjuntan los archivos relevantes, notas y se hacen actualizaciones. No hace falta buscarlo todo en distintos lugares.
Esta centralización hace que el trabajo sea más fluido y que todos tengan la información necesaria para cumplir con su parte, hasta si se habían incorporado en la última etapa o para un asunto puntual.
5. Evitarás o, al menos, reducirás errores
No es un secreto que el trabajo desorganizado es más propenso a errores. Olvidar tareas, trabajar varias personas en lo mismo y ninguna en lo otro, entregar un resultado que no cumpla con los parámetros establecidos – todo esto puede generar más gastos y hasta incluso hundir la empresa.
Si utilizas correctamente un software para gestión de proyectos, cada paso estará registrado y, por ende, más controlado. Es mucho más fácil encontrar desviaciones y tomar medidas a tiempo. Además, como ya dijimos, tener toda la documentación en un sitio y en su contexto facilita bastante la trazabilidad. Puedes analizar problemas y encontrar sus causas para mejorar procesos.
6. Controlarás mejor costes y tiempos
Uno de los últimos estudios de la industria inmobiliaria ha mostrado que nueve de cada 10 proyectos inmobiliarios incumplen los plazos de entrega y exceden los presupuestos. Hay que reconocer que una gestión eficiente de costes y tiempos es esencial para la rentabilidad y sostenibilidad de cualquier negocio. Pero sin herramientas adecuadas, controlar esos aspectos es mucho más complicado.
De ahí viene otra razón para usar un software de gestión de proyectos. Muchos de ellos permiten estimar las horas requeridas para una tarea y registrar las horas dedicadas realmente. Con eso puedes analizar el rendimiento y la diferencia y ajustar las estrategias y las decisiones vinculadas.
También permiten registrar los presupuestos asignados y ver los gastos reales asociados a materiales o servicios y compararlos. Esto también ayuda a identificar desviaciones y hacer todo lo necesario para no exceder los límites establecidos.
Este control es particularmente útil en sectores como la construcción, ingeniería, TI, consultorías, donde los presupuestos suelen ser controlados por los clientes y fundadores externos y requieren justificaciones.
7. Ahorrarás tiempo en tareas rutinarias
En el día a día en una empresa solemos dedicar mucho tiempo a tareas administrativas: actualizar hojas de cálculo, enviar correos rutinarios, hacer informes, coordinar reuniones y actividades, aclarar el estado y el progreso de algún asunto particular.
Lo bueno del software para gestión de proyectos es que automatiza muchas de estas operaciones. Por ejemplo, puedes recibir notificaciones de que se aproxima el plazo límite, generar el informe automático, registrar horas trabajadas, coordinar el calendario sin reuniones y ver el estado de algo sin llamadas ni mensajes extra. Esto en verdad ahorra mucho tiempo y recursos que se puede dirigir a otras cosas que aportan valor real al proyecto.
8. Facilitarás la toma de decisiones
Operar sin datos fiables no es un camino hacia el éxito. Cualquier decisión debe basarse en información verificada, relevante y precisa para evitar errores y consecuencias negativas.
¿Aporta algo el software para gestión de proyectos aquí? Pues, sí. A medida que vayas agregando información sobre el proyecto, vas recopilando los datos relevantes sobre el rendimiento, los plazos cumplidos e incumplidos, el uso de recursos y tiempo, distribución de carga en el equipo y otros indicadores clave.
Estos datos no solo se recopilan, se visualizan y se muestran de una forma clara, en gráficos, resúmenes, y paneles, y permiten hacer un análisis profundo del trabajo actual y generar ideas sobre posibles mejoras y cambios.
Además, las decisiones de proyecto van a ser mucho más acertadas. Como gerente verás cómo asignar recursos de una forma más beneficiosa, como estimar y ajustar tiempos, encontrar tareas críticas y priorizarlas o negociar teniendo argumentos más sólidos.
9. Creerás mejores condiciones para el trabajo híbrido y remoto
El trabajo remoto e híbrido ya no es ninguna novedad, con lo que la gestión tradicional basada en reuniones presenciales y documentos físicos se volvió obsoleta e irrelevante. Y en este sentido no hay nada mejor que un software para gestión de proyectos. Casi todas las opciones modernas están diseñadas justo para la colaboración sincronizada y asincrónica, desde cualquier sitio y dispositivo.
Los equipos pueden trabajar en tareas, intercambiar archivos, estar actualizados y comunicarse ya sea entre despachos de una oficina, entre ciudades o países.
Además, ten en cuenta que al organizar bien el trabajo remoto o híbrido, también gozarás de mejor conciliación laboral y productividad, ya que según algunos estudios tiene un impacto positivo.
10. Cambiarás la cultura de trabajo
Por último, en cuanto adoptes un software para gestión de proyectos en tu equipo u organización, notaras un cambio cultural. Más allá de todas las funciones útiles, el uso de un sistema fomenta hábitos de trabajo ordenados, aumenta la responsabilidad de cada miembro de equipo y de todo el colectivo.
Registrar el progreso, planificar bien con anticipación, tener una idea clara de lo que se espera, ver y analizar resultados y aprender fortalece la capacidad del equipo para afrontar retos, tener mayor confianza y ser más eficientes.
Además, tener todo documentado agiliza la incorporación de nuevos miembros. No hay que recopilar la información por parte de José de contabilidad, Maria de finanzas y Laura de marketing. Ganan todos.
Resumen: ¿por qué debes usar un software de gestión ya?
Si todavía gestionas (o no lo gestionas del todo) tu trabajo y proyectos confiando en mil hojas de cálculo, correos y reuniones, estás perdiendo tiempo y dinero frente a tus competidores. Y si piensas que un software para gestión de proyectos es un gasto innecesario, no lo es. Es una herramienta poderosa que te permite tener todo bajo control y evitar el caos lo máximo que puedes.
No importa si tu empresa o equipo son grandes o no, o si es un sector particular: organizar, planificar y comunicar bien es la base para un trabajo productivo y eficiente. Invierte y verás cómo se traduce en resultados reales.
